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对外经济贸易大学档案管理和校史馆建设工作概况

作者:  来源:  发布日期:2018-03-06

对外经济贸易大学档案管理和校史馆建设工作概况

一、机制与编制

      20098月对外经济贸易大学设立档案馆和校史馆(正处级机构,两块牌子一套人马),专门负责学校档案、校史馆建设相关的管理工作和校志、年鉴的编簒工作。

      根据《对外经济贸易大学档案管理办法》,学校的文书档案、教学档案、科研档案、基建档案、音像档案和实物档案在学校档案馆集中管理;学校的人事档案、财务档案和学生档案在相应的职能部门设置档案室进行专门化管理,档案室设专职档案员,各档案室在业务上接受档案馆指导。

        学校各部门须配备至少一名兼职档案员负责本部门形成档案的整理和上交工作。学校实行部门立卷,各部门在每年的430日前按照学校档案馆下发,且经各业务部门核准的“收档范围”将上一年产生档案交至学校档案馆。

        学校档案馆的前身为校办综合档案室,负责全校的档案管理,分室的业务指导,是学校出具档案证明的唯一机构,为校内外提供档案利用服务,为出国学生提供出国材料翻译等特殊服务。档案馆与学校校史馆合署办公,现设行政办公室(含档案信息利用服务中心)、综合档案室、科技档案室、史志鉴办公室、展馆业务办公室等科室,现有职工13人,其中正式职工6人,外聘职工7人。

 

二、馆舍与馆藏

        档案馆和校史馆位于学校科研楼配楼,一层、二层为校史馆和展览馆,三层、四层为档案馆,档案馆面积600平方米,其中办公面积约180平方米,库房面积约420平方米。档案库房设有智能密集架,实现了文书、教学、科研、基建、音像、实物等各类档案的分区管理,配备有温湿度控制设备和防磁柜。

        学校档案馆藏有三大全宗档案,第一大全宗是对外经济贸易大学自1951年建校至今包括党群类、行政类、教学类、学生类、科研类、外事类、基建类等各大门类的馆藏档案;第二大全宗是中国金融学院自1979年至2000年的全部馆藏档案;第三大全宗是北京市外贸学校部分基建档案。截至2017年底学校档案馆馆藏及分室收藏各类档案总计约35000卷。照片档案近3万张,影像档案2600余件。

 

三、档案管理

       1. 制度建设

        学校相继制定了《对外经济贸易大学档案管理办法》《对外经贸大学妥善管理校外单位和个人捐赠的有史料价值的物品规定》《对外经贸大学关于实物档案异地存放的管理办法》《对外经贸大学档案馆安全管理应急预案》《对外经贸大学档案材料立卷规范》等制度及工作规范,2013年编辑下发了《对外经贸大学档案管理工作手册(试行本)》。为贯彻学校人才强校战略,传承历史精神,在广泛征求意见的基础上,2014年学校出台《对外经济贸易大学人物档案管理办法》,2015年开始建立重要人物档案。

       2.档案信息化建设

        档案馆于2003年引进南大之星档案管理软件,2011年实现全部档案条目的信息化;2006年引进飞狐灵通成绩翻译软件,为出国学生提供学籍材料的翻译制作服务;2011年,学校搭建学校音像、图片档案管理系统,完成所有音像档案的数字化转化和照片档案的扫描;2013年学校重新设计搭建了综合档案管理系统和成绩管理系统,满足智能化和特色的档案业务需求。2012年开始进行学生学籍档案的数字化扫描、录入工作。至2017年底完成26万页学生成绩档案和6千页基建图纸档案的数字化加工和著录,完成与学校OA系统和学校数据中心学籍档案的对接,初步完成学校的档案信息化的系统搭建,完成学籍档案的数据库建设。

 

四、校史馆建设与运营

        2011924日,对外经济贸易大学校史博物馆(简称校史馆)正式开馆。校史馆位于学校逸夫科研楼配楼一层及二层,总建筑面积840平方米。校史馆一层为学校校史篇展览,

分为“艰苦创业笃行求索”“改革开放争创一流”“科学发展跨越腾飞”三个篇章。校史馆二层是专题展览馆,现在展出的是“对外经济贸易大学建校六十年专题成果展”。

        2013年,学校完成校史馆宣传片的制作片。宣传片分中英文两个版本,在学校档案和校史馆网站可直接下载观看。

        201199日,李岚清同志来馆视察参观;922日,校史馆成功接待东国务委员一行来校考察;924日,对外经济贸易大学校史博物馆正式开馆,至925日学校六十周年校庆庆典日,校史馆共接待外宾、各省市领导、世界各地校友、各兄弟院校友人、学校师生等共计5000余人次。

        开馆以来,校史馆服务于学校的教学、科研和对外宣传等工作,特别为学校各部门接待来宾、校友等活动提供团体参观服务,接待过国务院副总理汪洋、国务委员刘延东等国家领导人。

        除每周二的常规对外接待日外,校史馆接受电话预约参观服务;学校每年在校史馆开展新职工、新生的爱校教育活动和主题党日、团日活动,校史馆真正成为学校对外宣传的窗口和爱国爱校教育的基地。

 

五、校志和年鉴编簒

        1、校志  

      20103月学校校志编写工作正式启动,办公室设在档案馆。20119月《对外经济贸易大学校志20002010》正式出版,全书共10个篇目、783页、117万字。

     《校志(20002010)》在2000年出版的《对外经经济贸易大学校志》基础上,续写2000年至2010年的相关内容,其篇章、大体沿用了原校志的写法,新增加了“学科建设”、“学院、研究院、教研部”“校友会、基金会”、“教代会”等内容,完整准确地反映了学校十年的发展变化和建设成就。

        2、年鉴

        根据学校党政联席会议(2012110日)关于年鉴工作的决定,学校成立了年鉴编委会和年鉴编辑部,编辑部设在学校档案馆。2012年,学校年鉴编辑部通过调研走访,积极推进,制定了《对外经济贸易大学年鉴编撰工作暂行办法》,形成了《对外经济贸易大学年鉴条目编撰技术规范》,2014年,编辑部下发了《对外经济贸易大学年鉴编写体例及技术规范(2014修订)》和《对外经济贸易大学年鉴条目内容要素、示例选编及指导意见》,年鉴的组稿和编簒工作进一步科学规范。

        2012年,学校编辑印制了《对外经济贸易大学年鉴2012》,至2017年底,连续出版了学校年鉴2013卷至2017卷共5本年鉴。

 

六、科研与荣誉

        201612月,档案馆喜获《北京档案》杂志社“讲述档案背后的故事”征文活动一等奖;20166月,曹亚红馆长主持研究的《以校史馆建设推动高校特色档案资源建设研究》课题荣获“北京高校档案研究会优秀课题”;

        2010年,学校成为北京市高校档案研究会常务理事单位,2015年被推举为副理事长单位。2012年、2015年被评为北京市高校档案工作先进集体。

        2012年,学校成为中国高等教育学会校史研究分会会员单位。2014年,曹亚红馆长荣获中国高等教育学会校史研究分会颁发的“中国高校校史研究重要贡献奖”。

        2013年,学校加入北京市档案学会。2015年,曹亚红被评为北京市档案学会先进工作者,贸大档案馆荣获北京高校档案工作先进集体荣誉称号。2017年,曹亚红荣获“北京教育年鉴优秀工作者”和“北京地方志工作先进个人”。

        2017年,档案馆荣获学校“2016年新闻宣传工作先进集体”,曹亚红馆长荣获“2016年度校园文化建设突出贡献奖”。