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对外经济贸易大学档案管理和校史馆建设工作概况

作者:档案馆  来源:档案馆  发布日期:2014-12-29
 
  • 机制与模式
20098对外经济贸易大学设立档案馆和校史馆(正处级机构,两块牌子一套人马),专门负责学校档案、校史馆建设相关的管理工作和校志、年鉴的编簒工作。
根据学校的实际情况,学校的文书档案、教学档案、科研档案、基建档案、音像档案和实物档案在学校档案馆集中管理,学校各部门均配备一名档案员,2011年起实行部门立卷,各部门在每年的430日前将上一年产生档案交至档案馆。学校的人事档案、财务档案和学生档案在相应的职能部门设置档案室进行专门化管理,各档案室在业务上接受档案馆指导。
  • 馆藏与门类
目前,学校档案馆藏有三大全宗档案,其中第一大全宗是对外经济贸易大学自1951年建校至今包括党群类、行政类、教学类、学生类、科研类、外事类、基建类等各大门类的馆藏档案;第二大全宗是中国金融学院自1979年至2000年的全部馆藏档案;第三大全宗是北京市外贸学校部分基建档案。截至2014年底学校档案馆馆藏及分室收藏各类档案总计约3万卷。照片档案2万张,影像档案2000余件。
  • 职能与人员
学校档案馆的前身为校办综合档案室,负责全校的档案管理,分室的业务指导,是学校出具档案证明的唯一机构,为校内外提供档案利用服务,为出国学生提供出国材料翻译等特殊服务。现设行政办公室(含档案信息利用服务中心)、综合档案室、科技档案室、史志鉴办公室等科室,现有职工10人,其中正式职工5人,外聘职工5人。
  • 馆舍与实施
档案馆和校史馆位于学校科研楼配楼,一层、二层为校史馆,三层、四层为档案馆,档案馆面积600平方米,其中办公面积约180平方米,库房面积约420平方米,建立有智能密集架,实现了文书、教学、科研、基建、音像、实物等各类档案的分区管理,配备有温湿度控制和消毒设备。
  • 制度建设
近年来,学校相继制定了《对外经济贸易大学档案管理办法》《对外经贸大学妥善管理校外单位和个人捐赠的有史料价值的物品规定》《对外经贸大学关于实物档案异地存放的管理办法》《对外经贸大学档案馆安全管理应急预案》《对外经贸大学档案材料立卷规范》等制度规范,2013年编辑下发了《对外经贸大学档案管理工作手册(试行本)》。为贯彻学校人才强校战略,传承历史精神,在广泛征求意见的基础上,2014年学校出台《对外经济贸易大学人物档案管理办法》,2015年开始建立重要人物档案。
  • 信息化建设
档案馆于2003年引进南大之星档案管理软件,2011年实现全部档案条目的信息化;2006年引进飞狐灵通成绩翻译软件,为出国学生提供学籍材料的翻译制作服务。2011年,搭建学校音像、图片档案管理系统,完成所有音像档案的数字化转化和照片档案的扫描;2013年根据学校档案工作实际,重新设计搭建了综合档案管理系统和成绩管理系统,满足多样化和特色的档案业务需求,同时开始学生成绩档案的数字化扫描、录入工作。至2014年底完成26万页学生成绩档案和6千页基建图纸档案的数字化加工和著录,完成与学校OA系统的对接和22万条数据迁移导入,初步完成学校的档案信息化。
  • 校史馆建设
2011924日,对外经济贸易大学校史博物馆(简称校史馆)正式开馆。校史馆位于学校逸夫科研楼配楼一层及二层,总建筑面积840平方米。校史馆一层为学校校史篇展览,分为“艰苦创业笃行求索”(1951-1976)、“改革开放争创一流”(2000-2010、“科学发展跨越飞腾”(2000-2010)三个篇章。校史馆二层是“对外经济贸易大学建校六十年专题成果展”,分“开放办学”、“科研工作”、“学科建设”等十个专题板块,多方位、多层面、多角度地记录了学校六十年的主要办学成就。
  • 宣传片制作
2013年,完成校史馆宣传片的制作片。宣传片分中英文两个版本,片长14 13,从学校的教学、科研、服务、发展等多个方面,展示了对外经济贸易大学。双语版本的宣传片也成为了校史馆与时俱进、特色宣传的一个亮点。
  • 校史馆运营
201199日,李岚清同志来馆视察参观;922日,校史馆成功接待刘延东国务委员一行来校考察;924日,对外经济贸易大学校史博物馆正式开馆,至925日学校六十周年校庆庆典日,校史馆共接待外宾、各省市领导、世界各地校友、各兄弟院校友人、学校师生等共计5000余人次;开馆以来,校史馆服务于学校的教学、科研和对外宣传等工作,特别为学校各部门接待来宾、校友等活动提供团体参观服务。除每周二的常规对外接待日外,校史馆接受电话预约参观服务;学校每年在校史馆开展新职工、新生的爱校教育活动和主题党日、团日活动,校史馆真正成为学校对外宣传的窗口和爱国爱校教育的基地。
  • 校志编簒
20103月学校校志编写工作正式启动,学校组成王玲书记、施建军校长为主任、各单位一把手为编委的《对外经济贸易大学校志(2000-2010)》编委会,校长施建军亲任主编,校志编撰办公室设在档案馆/校史馆。20119月《对外经济贸易大学校志20002010》正式出版,全书共10个篇目、783页、117万字。《校志(20002010)》在2000年出版的《对外经经济贸易大学校志》基础上,续写2000年至2010年的相关内容,其篇章、大体沿用了原校志的写法,新增加了“学科建设”、“学院、研究院、教研部”“校友会、基金会”、“教代会”等内容,完整准确地反映了学校十年的发展变化和建设成就。
  • 年鉴编篡
根据学校党政联席会议(2012110日)关于年鉴工作的决定,学校成立了年鉴编委会和年鉴编辑部,编辑部设在学校档案馆。2012年,学校年鉴编辑部通过调研走访,积极推进,制定了《对外经济贸易大学年鉴编撰工作暂行办法》,形成了《对外经济贸易大学年鉴条目编撰技术规范》,2014年,编辑部下发了《对外经济贸易大学年鉴编写体例及技术规范(2014修订)》和《对外经济贸易大学年鉴条目内容要素、示例选编及指导意见》,年鉴的组稿和编簒工作进一步科学规范。至2014年底,《对外经济贸易大学年鉴2012》、《对外经济贸易大学年鉴2013》、《对外经济贸易大学年鉴2014》相继出版。
  • 荣誉与社会影响
2010年,学校成为北京市高校档案研究会常务理事单位,并担任第四片区组长单位。2012年被评为北京市高校档案工作先进集体。
2012年,学校成为中国高等教育学会校史研究分会会员单位。
2013年,学校加入北京市档案学会。
2014年,学校加入中国货币与博物馆联盟。
2014年,曹亚红馆长荣获中国高等教育学会校史研究分会颁发的“中国高校校史研究重要贡献奖”,被北京市教育年鉴编委会评委2014年度先进工作者。