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教育部文书立卷、归档和档案利用办法

作者:档案馆  来源:档案馆  发布日期:2015-03-13

教育部文书立卷、归档和档案利用办法
(
教厅档[2004]8)

部内各司局、各直属单位:
  为了进一步促进我部档案管理的规范化,强化各单位档案工作职责,切实提高归档文件质量和档案管理与服务水平,根据国家有关法律、法规和档案、保密等管理规定,在原《国家教委文书立卷、归档和档案利用办法》的基础上,重新制订了《教育部文书立卷、归档和档案利用办法》。现将该《办法》印发给你们,请遵照执行。
  附件:教育部文书立卷、归档和档案利用办法  

                                        ○○四年三月十五日
                                           教育部办公厅 

 附件:教育部文书立卷、归档和档案利用办法

  教育部在工作过程中形成的全部档案,是我部贯彻党和国家的教育方针和法律,执行党中央、国务院的各项政策和法规,从事教育工作实践的真实记录,具有重要的参考价值和可靠的凭证作用,是党和国家的宝贵财富。为了进一步健全我部文书立卷工作制度,保证应归档文件的齐全完整,确保国家秘密,提高工作效率和工作质量,使档案工作更好地为教育改革、发展和各项事业服务,根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、规定,特制订本办法。
  一、办公厅档案处的职责和任务
  (一)对我部各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。
  (二)集中统一管理我部的文书档案,积极提供利用,为机关各项工作服务。
 
 (三)对我部直属企事业单位和本专业的档案工作进行监督和指导。
  (四)按规定向中央档案馆移交应进馆的档案。
  (五)办理领导交办的其他有关的档案业务工作。
  二、平时立卷单位的职责、任务和立卷的要求
  (六)本部各司局办公室(综合处)、办公厅各处(室)均为立卷单位。各单位应根据具体情况,建立与健全平时立卷制度。各司局办公室需要设置专管或兼管文书档案工作的文书处理人员,对办理完毕的文件实行集中管理。在承办人手里不得长期保存文件。承办人应该把办结的文件及时地交给文书处理人员归卷,并于每季度终了时清理一次。文书处理人员按照立卷归档的要求,随时进行整理,年终复查调整,于第二年六月底前送档案处归档。
  (七)立卷应该依据案卷类目进行。
  案卷类目,每年初由各司局办公室(综合处)组织有关人员根据全年工作计划和上年度实有案卷情况来拟制,经有关处、室负责同志和办公厅档案处审阅后使用。在使用中,还可以根据文件形成的实际情况加以修正或补充。
  案卷类目的条款要具体明确,并按机构或工作分工、重要程度和它们之间的联系进行排列,统一编顺序号。在条款后面,可以注明相应的保管期限。
  (八)文书处理人员或承办人,依照案卷类目的条款准备好卷夹,将阅办完毕的文件随时整理归卷,并在收发文登记簿上注明办理情况及归卷号;或者采取定期移交核对文件的办法。各种内部文件和会议文件(包括照片、录音、录像带等),也要注意及时收集归卷,保证把应归档的文件收集齐全。
  (九)各文书处理部门应该把立卷工作和文件的登记、催办、清退等工作密切结合起来。收文、发文要有登记和运转手续。在定期进行催办过程中,要加强对立卷工作的督促检查。
  (十)文书处理人员和承办人必须保管好已归档和正在办理的文件,严防遗失和失密泄密。已归卷的文件,利用时应进行登记;归还时注销,并将文件放入原卷内。
  工作人员调离工作或短期离职时,应该认真做好自己经办的文件的交接手续,个人不得擅自带走或随意销毁。
  三、归档案卷的质量要求
  (十一)案卷质量总的要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
  (十二)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
  (十三)在归档的文件材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开;文、电应合一立卷。
  (十四)不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;非诉讼案件放在结案年立卷;其他文件材料的立卷应按有关规定执行。
  (十五)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后;非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前,依据材料等在后;其他文件材料依其形成规律或特点,按有关规定排列。
  (十六)卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号或件号。装订的案卷,应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章,并逐件编件号。图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。
  (十七)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;会议记录应填写每次会议的时间和主要内容;填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。
  (十八)有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内,若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。
  (十九)案卷封皮,应逐项按规定填写清楚,案卷题名要简要、确切地反映卷内文件材料内容,一般包括责任者、内容和名称等,体式一致,文字简炼,使用简称应通用易懂,并用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
  (二十)卷内文件材料要去掉金属物,对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷;案卷应采用三孔一线的方法装订;不装订的案卷,卷中的文件应逐件用细线装订。
  (二十一)为了便于装订和使用,案卷厚度一般不超过二公分;如文件过多时,可分册立卷。
  (二十二)归档的照片应在背面加注说明和时间,并单独编制目录。底版应同照片放在一起归档。
  (二十三)归档的录音、录像带应标明录音、录像内容和形成时间,并单独编制目录。
  (二十四)录音带、录像带、照片(底版)等档案,应与文书档案统一整理、编目,分别移交,并在案卷目录和卷内目录上注明互见号,以保持相互联系和便于查找利用。
  (二十五)各单位每个年度的案卷,应该按照案卷之间的联系进行排列并编号,分别编制永久、长期或短期保管的案卷目录一式两份。
  (二十六)为了保证案卷的质量,避免归档以后返工,在各单位归档以前,需经档案处对案卷的质量进行检查,发现问题及时解决。
  四、归档
  (二十七)各单位每年度形成的案卷,一般应在第二年上半年内向档案处移交。如果需要推迟归档期限,必须向档案处说明原因,最迟于第二年年底前归档。
  (二十八)向档案处移交时,要按照案卷目录点交清楚,由双方交接人签字。案卷目录一份交档案处,一份存原单位。
  如果有些案卷需要继续使用,可以补办调阅手续;使用完毕后,应及时归还。
  (二十九)临时机构形成的文件,也应按照上述办法整理立卷,在工作全部结束后完整地向档案处移交。
  五、档案的利用
  (三十)本部各司局因工作需要利用档案的,应由本部干部填写《教育部文书档案调阅单》,经办公室主任或综合处处长签字后直接到档案处登记查阅,归还时予以注销。如需借阅涉密文件,须经部保密办或办公厅负责人审批。
  (三十一)本部直属单位查阅档案,需持单位介绍信。如必须借阅或复制有密级的文件,须经部保密办或办公厅负责人审批。地方和部属高等学校因公调阅档案,需出具省级教育行政部门和部属高等学校介绍信或申请函。
  (三十二)调出案卷,使用完毕应及时退还,一般不得超过两周。如调阅人较长时间出差时,应将所借案卷归还;各单位办公室(综合处)负责人应负责督促检查。
  (三十三)本部干部调动时,须经档案处核实确认档案已归还,并出具证明后,方可办理调动手续。
  (三十四)调阅人对于调出的案卷,必须妥善保管,不得随意转借、遗失、污损和涂改乱划,更不得拆散原卷或抽取文件。如果发生上述情况,应依照《中华人民共和国档案法》有关处罚规定处理。
  六、本办法的解释
  (三十五)本办法由办公厅档案处负责解释。

   附:1.文件材料归档和不归档的范围
    2.关于机关档案保管期限的规定
    3.文书档案保管期限表
    4.教育部文书档案调阅单(样本)
  文件材料归档和不归档的范围
  1.归档的文件材料的范围
  凡是反映我部工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
  1.1上级机关的文件材料:
  1.1.1上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;
  1.1.2上级机关发布的属于我部主管业务并要执行的文件,以及普发的、非我部主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;
  1.1.3党和国家领导人,全国人大和政协常委,上级机关领导等视察、检查我部工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像(以下简称声像材料)等材料;
  1.1.4代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本;
  1.1.5上级机关转发我部的文件(包括报纸、刊物转载)。
  1.2我部的文件材料:
  1.2.1我部党组、行政领导会议文件材料,我部召开的工作会议、专业会议材料;
  1.2.2我部发布的(包括转发及与其他机关联合发布的)各种正式文件的签发稿、印制稿,重要文件的修改稿;
  1.2.3我部的请示与上级机关的批复文件,下级机关的请示与我部的批复文件;
  1.2.4我部及各司局的工作计划、总结、报告;
  1.2.5反映我部业务活动和科学技术管理的专业文件材料;
  1.2.6我部检查下级机关工作、调查研究形成的重要文件材料;
  1.2.7我部或我部汇总的统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等);
  1.2.8我部形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;
  1.2.9我部机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料;
  1.2.10  内容重要的人民来信、来访材料、领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等;
  1.2.11我部领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录,从外机关带回的与我部有关的未经文书处理登记的文件材料;
  1.2.12我部及我部批准的有关征用土地、基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料,我部直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料;
  1.2.13我部机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;
  1.2.14我部制订的工作条例、章程、制度等文件材料;
  1.2.15我部的历史沿革、大事记、年鉴,反映我部重要活动事件的剪报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;
  1.2.16  我部(包括上报和下批)干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任,党员、团员、干部、工人名册、报表,纪律检查,治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料;
  1.2.17我部及我部办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根;

  1.2.18我部财产、物资、档案等的交接凭证、清册;
  1.2.19我部编印的教育情况、简报等刊物定稿和印本,编辑出版物的定稿、样本;
  1.2.20  我部与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料;  1.2.21我部与外国政府有关部门签订的议定书、协定、合同、换文(正本、副本)和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等;
  1.2.22各种普查工作中形成的文件材料;
  1.2.23按有关规定应归档的死亡干部档案材料。
  1.3同级机关和非隶属机关的文件材料:
  1.3.1同级机关和非隶属机关发布的非我部主管业务但需要执行的法规性文件;
  1.3.2有关业务机关对我部工作检查形成的重要文件;
  1.3.3同级机关和非隶属机关与我部联系、协商工作的重要来往文件。
  1.4下级机关的文件材料:
  1.4.1下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件;
  1.4.2直属单位报送的重要的科技文件材料;
  1.4.3下级机关报送的法规性备案文件。
  2.不归档的文件材料的范围
  2.1上级机关的文件材料:
  2.1.1上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件,普发供参阅、不办的文件材料;
  2.1.2上级机关发来供工作参考的抄件;
  2.1.3上级机关征求意见未定稿的文件。
  2.2本机关的文件材料:
  2.2.1重份文件;
  2.2.2无查考利用价值的事务性、临时性文件;
  2.2.3未经会议讨论,未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件,定稿除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);
  2.2.4从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;
 
 2.2.5无特殊保存价值的信封,一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信;
  2.2.6  本部机关内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等;
  2.2.7我部负责人兼任外机关职务形成的与我部无关的文件材料;
  2.2.8为参考目的从各方面收集的文件材料。
  2.3同级机关和非隶属机关的文件材料:
  2.3.1参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料;
  2.3.2非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
  2.4下级机关的文件材料:
  2.4.1下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料;
  2.4.2越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料;
  2.4.3下级机关抄报备案的一般性文件材料。

  附2:关于机关档案保管期限的规定  
   根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局的有关规定,为了便于部内各单位准确地划分档案保管期限,使保存的档案既能反映和维护我部的主要职能活动的历史面貌,又便于保管和利用,特作如下规定:      1.文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六年至五十年左右,短期为十五年以下。专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行。
  2.确定机关档案保管期限的原则:
  确定档案的保存价值,要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点,正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用,根据本单位工作的需要和为国家积累历史文件财富的需要,全面确定档案的保存价值,准确地判定档案的保管期限。
  2.1凡是反映我部主要职能活动和基本历史面貌的,对我部、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保管。主要包括:我部制定的属于法规政策性的文件,处理重要问题形成的文件材料,召开重要会议的主要文件材料,重要的请示、报告、总结,综合统计报表,机构演变、机关领导人任免的文件材料;党中央、国务院发布的属于我部主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对我部主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。
  2.2凡是反映我部一般工作活动,在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管。主要包括:我部一般工作问题文件材料,一般会议的主要文件材料,人事管理工作形成的一般文件材料,党中央、国务院发布的属于我部主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料,下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。
  2.3凡是在较短时间内对我部有参考利用价值的文件材料,列为短期保管。主要包括:本机关一般事务性的文件材料,上级机关和同级机关发布的非我部主管业务但要贯彻执行的文件材料,下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。

  附3:文书档案保管期限表
 
 1.上级机关召开的重要会议文件材料
  1.1本部领导人在会议上的重要发言材料  永久
  1.2会议的报告、总结、决议等主要文件  长期
  1.3简报、参考材料等文件材料  短期
  2.上级机关发布的文件材料
  2.1属于教育工作方面的并要执行的重要的文件材料  永久
  2.2属于教育工作方面并要执行的一般文件材料  长期
  2.3其他需要执行的文件材料  短期
  3.党和国家领导人对教育工作的重要指示、批示、题词、讲话及声像材料  永久
  4.本部党组和行政领导会议的记录、纪要、讨论通过的文件、重要的汇报材料  永久
  5.本部召开会议的文件材料  
  5.1本部召开的全国性工作会议和重要的专业会议   文件材料  
  5.1.1通知、名单、日程、报告、讲话、决议、决定、  领导人讲话、纪要、重要的声像材料  永久
  5.1.2典型材料、代表发言、简报  长期
  5.1.3小组会议记录、参考材料  短期
  5.2一般专业会议文件材料
  5.2.1通知、讲话、报告、总结、纪要、重要的声像材料  长期
  5.2.2典型材料、代表发言、简报  短期  6.本部制发的(包括与其他机关联合制发的)文件   材料
  6.1方针、政策法规性的,重要业务问题的  永久
  6.2一般业务性问题的  长期
  6.3事务性有参考价值的  短期
  7.代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿
  7.1重要的法规性的  长期
  7.2其他的  短期
  8.本部各种普查工作形成的文件材料
  8.1综合成果、专题成果、方案、总结、报告  永久
  8.2原始材料、记录  长期
  9.本部专题、典型的调查报告
  9.1重要的  永久
  9.2一般的  短期
  10.本部的请示与上级机关的批复,下级机关的请示、报告与本部的批复、批示
   10.1方针政策性的、重要问题的  永久
  10.2一般事务性问题的  短期
  11.本部工作总结、报告
  11.1主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的  永久
  11.2半年的、季度的、月份的、一般专题的  长期
  12.本部编制的计划、规划、控制数字
  12.1年度和年度以上的  永久
  12.2季度的、月份的  短期
  13.本部或本部汇总的统计报表和统计资料
  13.1年度和年度以上的、专题的  永久
  13.2季度、月份的  短期
  14.本部及内部机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信等文件材料  永久
  15.干部任免的文件材料
  15.1本部领导人,本部对司局级干部、直属单位领导人任免的文件材料  永久
  15.2本部处级以下(含处级)负责人的任免材料  长期
  16.本部机关先进工作者文件材料  长期
  17.本部机关对有关人员的处分材料
  17.1影响大、问题严重的  永久
  17.2一般的  长期
  18.本部干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任(任命)、抚恤、死亡等文件材料  长期
  19.本部干部职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根  长期
  20.本部职工、党员名册  永久
 
 21.本部机关中党、团、工会所形成的工作报告、总结、会议文件和团员名册等文件材料  长期
  22.本部组织沿革、大事记  永久
  23.展览会的计划、简报、总结及展品目录、说明、重要的声像材料等  长期
  24.本部及本部批准的有关征用土地的文件材料  永久
  25.本部机关财产、物资、档案等的交接凭证  长期
  26.本部编辑的、反映主要职能活动的出版物定稿和样本及简报  永久
  27.本部与国内外有关单位签订的协定、协议书、合同等文件材料  
  27.1有历史意义和长远利用价值的  永久
  27.2重要的  长期
  27.3一般的  短期
  28.本部关于出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料
  28.1重大活动的主要文件  永久
  28.2一般活动的审批手续、考察报告  长期
  28.3其他文件材料  短期
  29.派遣或接收留学生、聘请或派出教师、专家的来往文件
  29.1计划、名单、规章制度等  永久
  29.2政治事件和处分决定  长期
  29.3纯事务性文件  短期
  30.本部与其他机关之间协商工作的往来文件材料  短期
  31.同级机关和非隶属机关发布的非本部主管业务但要贯彻执行的文件材料  短期
  32.本部处理人民来信来访的文件材料  
  32.1有党和国家领导人和本部领导人重要批示和处理结果的  永久
  32.2其他的  短期
  33.下级机关报送的总结、报告、统计报表
  33.1年度和年度以上的总结、统计报表,重大问题的专题报告  长期
  33.2年度以下的总结、统计报表,一般专题的报告和备案的  短期
 

 说明:科研、基建、财会等专业类档案的管理按国家有关规定执行。