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对外经济贸易大学档案材料部门立卷规范

作者:档案馆  来源:档案馆  发布日期:2015-04-21

(讨论稿)

 

一、基本原则

教育部令第 27 号《高等学校档案管理办法》第十六条规定:“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”。具体来说就是“高校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交”。

外经贸学档案字[2009]251号发布实施的《对外经济贸易大学档案管理办法》中规定:学校实行档案形成部门立卷归档制度。各部门专(兼)职档案员按照归档要求,及时收集、整理、组卷、编制件号、统计页数、填写卷内目录,上传电子文件,检查合格后向学校档案馆移交。

 

二、归档范围及保管期限、密级判定

(一)归档范围:学校在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

(二)文件材料的保存价值、保管期限及密级的判定一般遵循下列原则:

1.凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管

2.凡反映学校一般工作活动,在长期内对学校和社会有查考利用价值的,列为长期保管。

3.凡在短期内对学校工作有查考价值的,列为短期保管。

4.凡是上级领导机关所发的文件,按照原文件所定的密级执行;凡属本校形成的文件材料的密级,按照国家、省和我校的有关规定执行。

 

三、档案实体立卷流程

在文件材料收集齐全的基础上,一般应按下列步骤进行立卷。

(一)组卷原则:按年度、问题立卷

1.分年度

一般文件归入文件形成年度;

跨年度的请示与批复,归入批复年度;

跨年度的规划、计划,一般可归入内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;法规性文件归入公布或批准的年度。

2.分问题

将文件材料按其内容所反映的问题分开。

会议文件,按会议届次组合,可一会一卷、数卷,或数会一卷;人民来信材料,可按信件的作者,信件处理形式或信件所反映的问题组合;

统计、报表、名册等文件,按照名称组合;

学校管理和业务活动形成的业务文件材料,一般按单一问题组合:工作计划、总结等文件,一般可按责任者或名称组合;

简报按名称或期号组合;

3.分期限

将文件材料按规定的不同保管期限分开。

(二)卷内文件排序的原则

1.管理性内容的文件材料,按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列顺序:

批复在前,请示在后;

正件在前,附件在后;

印件在前,定稿在后;

定稿在前,历次重要讨论稿在后;

转发件在前,被转发件在后;

结论性材料在前,依据性材料在后。

2.专题性、成套性档案(含教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版等档案)按阶段、结构、部件等分别组卷,排列顺序为:立项材料、成果材料在前,原始材料在后。

3.准确判断文件材料的保存价值与保管期限及密级,不同保管期限,不同密级的档案,应分别组卷。

4.卷内文件排列,一般应文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

5. 其它文件材料依其形成规律或特点,保持文件材料之间的密切联系进行系统排列。如:本专科生成绩或毕业论文按学号升序排列。

(三)检查案卷文件材料

1.检查案卷文件材料的成分,审查文件材料是否收集齐全完整;

2.检查案卷文件材料的联系,依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一、相互混淆重复或拆散联系的现象;

3.检查案卷文件材料的保存价值,查看各案卷中文件保存价值是否有差异,各部分之间是否大体一致;

4.检查案卷文件材料的数量,一般不超过200页,对同一问题文件数量多的,可适当分卷,问题单一、数量较少的可组薄卷。

5.检查案卷文件材料用笔是否符合归档要求,凡用笔不符合归档要求的文件材料,必须予以纠正。使用铅笔、圆珠笔、红色或纯兰墨水书写的文件材料,禁止归档。

(四)文件整理

对归档文件进行必要修整。去掉卷内文件上的金属物,如:钉书针、回形针等,以防年久锈蚀文件。

卷内文件规格大小应一致、齐整。留出装订线(装订线在左边),对未留装订线的文件,须进行贴边。对装订线以外有字迹的或破损的文件材料,及与文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要进行折叠。

(五)编页号

卷内文件材料无论单面或双面,只要有书写文字,均应编写页号,空白面不编号。页号的位置在每面材料非装订线一侧的下脚(右下角),使用铅笔编页号。

(六)填写卷内备考表

本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修补、补充等情况,卷内文件件数、页数、起止时间用铅笔填写,待档案馆确认。

立卷人:由立卷责任者签名。

审核人:由对案卷质量进行审查的单位负责人签字。

立卷时间:由立卷人按实际立卷时间填写。

(七)拟写案卷标题

案卷题名即案卷标题,是对案卷内全部文件的总概括。一般由立卷人自拟。案卷题名要简明、确切地反映出卷内文件的主要内容,一般包括时间、责任者、内容和文件种类。文字应力求简练、明确,字数不超过50字,要求书写工整,字迹清楚。

除会议文件外,不得用 “××× 文件材料

除一般函件外,不得用 “××× 来往文书

除了诉讼案件材料外,不得用 “××× 案件

(八)其他要求

1.备考表应使用碳素墨水、蓝黑墨水或毛笔书写。

2.归档文件材料应是文件材料的原件,复印件原则上禁止归档;电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB T18894-2002) 执行。

 

 

                               对外经济贸易大学档案馆

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