对外经济贸易大学关于实物档案异地存放的管理办法

学校档案馆收藏的实物档案是学校重要的历史文化资源，以异地存放形式，在学校的重要场所展示实物档案，特别是书画等艺术品实物档案，对于陶冶师生情操，弘扬学校文化有积极意义。为保证异地存放的实物档案的完整和安全，特制定此管理办法。

一、本办法涉及的实物档案

本办法涉及的实物档案是指学校档案馆收藏的有史料价值的字画、艺术摆件等实物档案。学校档案馆收藏的实物档案的目录和图片可在学校档案馆网站档案管理系统中查询、预览。

二、实物档案异地存放申请

学校各部门可以根据实际情况，向档案馆提出实物档案异地存放的申请（申请表格的下载见档案馆网站主页），并填写《对外经济贸易大学实物档案异地存放申请表》后递交档案馆，经档案馆负责人审核，报请主管校领导批准后，可按相关程序实施有关实物档案的异地存放。

三、异地存放实物档案的管理

1、存放条件及保护措施

实物档案保管场所必须具备防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等条件。存放地点温度应控制在14°C—24°C，标准相对湿度控制在45%—60%。对于特殊材质的艺术品，一定要做到恒温恒湿并定期除尘、杀虫。

搬动实物档案时，应加强措施避免或减少物品的机械磨损和污染。如果有损坏，学校将按照《档案法》相关规定进行处罚。

2、确定相关责任人员

申请实物档案异地存放的部门对所保管实物档案的安全和完整负全部责任，不得涂改、污损、画圈、眉批、拆抽和转借。应指定专人保管，同时报档案馆备案，当相关责任人员工作变动或离职时，必须办理好交接手续并上报档案馆，档案馆应对其负责的实物档案进行核查。相关责任人员负责实物档案异地存放的一切事宜，定时巡查，确保其安全和完整， 

3、实物档案的移交存档

学校或二级单位（院部处等）及其领导在公务活动中接收的校外单位和个人（含校友）有史料价值的礼品、物品是学校实物档案的重要来源，请各单位按照《对外经济贸易大学关于妥善管理校外单位和个人捐赠的有史料价值物品的规定》及时移交有关礼品、物品，以便学校统一存档、利用。尚未向档案馆移交的实物档案，如本单位暂时工作需要，可按本办法在档案馆建档后履行异地存放手续。

向学校档案馆移交实物档案的单位，对其移交的实物档案享有优先使用权。

4、定期检查制度

档案馆每年定期对异地存放的实物档案进行检查。对玩忽职守，造成实物档案损毁、丢失或者擅自销毁的，对擅自出卖、赠送、交换、复制实物档案的，视情节轻重，限期改正或报主管校领导批准，对直接责任人员或主管责任人员给予行政处分；造成损失的，责令赔偿；构成犯罪的，移送司法机关追究其刑事责任。

四、异地存放期限

    异地存放实物档案以三年为期，满三年需重新提出申请。异地存放的实物档案所有权为对外经济贸易大学档案馆，任何单位和个人在任何条件下都不得据为己有。

本规定自公布之日起执行；本规定由档案馆负责解释。

二〇一二年十一月二十八日

主题词：实物档案 异地存放 管理办法

下  发：全校各单位

对外经济贸易大学校长办公室  予以公开 2012年11月28日印发