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关于做好2016届毕业生信息归档工作的通知

作者:档案馆  来源:档案馆  发布日期:2016-06-12
 
    学生毕业信息是学校档案的重要组成部分,也是今后维系校友情谊的重要纽带。为做好2016届学生毕业信息归档工作,现将相关事项通知如下:
一、毕业合影照片
    1.归档范围:各学院(各班级)2016届全日制本科、研究生毕业生合影照片;
    2.归档要求:
     1)请宣传部提供纸质照片和电子版照片各一份;
     2)请各学院提供毕业合影相关信息,包括:届、院、专业和拍摄时间、学生名单(名单顺序与合影人员排列顺序一致,格式:第X 左起:XXXXXX);
二、毕业生与校长合影
    1.归档范围:各学院(各班级)2016届全日制本科、研究生毕业生授予学位时与校长的合影。
    2.归档要求:
     1)请宣传部提供电子版照片;
     2)请各学院辅导员指派专人到档案馆确认本学院人员信息(包括姓名、学号、专业等)。
三、学生获奖信息
    1.归档范围:学生在校期间获得市级以上(包括市级)的个人和集体奖励情况;获奖证书、奖杯等相关证件,获奖项目的背景材料、情况说明和相关报道。
    2.归档要求:档案馆将通过复制、扫描等方法保存学生的获奖证书、奖杯等实物;
四、相关资料
  1.毕业生登记表:毕业生登记表已由就业创业指导中心统一发放,每位学生一式两份,一份交学生处档案室(个人人事档案留存),一份交档案馆永久保存。
    2.各学院或各年级(班)制作的毕业学生留念资料,如光盘、纪念册等。
五、毕业生学位照片
    1.归档范围:2016届本科生、研究生获得学位的毕业生;
2.归档要求:
1)学位照片(身穿学位服的正面近照,规格为48*33mm的小二寸,白色背景,纸质和电子版各一份)
2)毕业生学位照片为自愿归档材料,请各学院(部)通知到每位毕业生,由学生本人或以班级为单位自行与档案馆联系归档。
 
    学生在校期间重要档案的收集整理是日后为校友提供延伸服务的前提和基础。希望学校各部门和学院充分重视毕业生档案的收集整理工作,于91日前完成以上信息的归档工作。
 
联系人:侯英杰 李亮
联系电话:6449 4497
          6449 4276
 
 
        档案馆/校史馆
        2016612