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关于做好学校新型冠状病毒感染肺炎疫情防控中档案工作的通知

作者:  来源:  发布日期:2020-02-12

  各学院、部(处):

  1月9日,学校接到北京市《关于做好北京市新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控档案工作的通知》(以下简称“《通知》”,见附件1)。为落实《通知》的相关要求,做好本校新型冠状病毒感染肺炎疫情防控中的档案工作,现根据国家档案法律法规以及本校档案工作的相关规定,特制定本通知和《对外经济贸易大学新型冠状病毒感染肺炎疫情防控专项档案收集范围》(见附件2),通知如下:

  一、深化认识

  全校各部门在疫情防控过程中形成的大量档案,是最直接、最重要的工作记录和历史见证,具有存凭留史、资政育人、决策参考等重要作用,是学校应对突发公共卫生事件的宝贵经验。各单位应增强历史责任感和使命感,深化对档案工作重要性的认识,做好疫情防控期间相关档案材料的收集、整理、保管和移交工作,确保档案收集齐全完整。

  二、明确职责

  档案工作要按照统一领导、分级负责的原则,做到与疫情防控工作同部署、同落实、同检查。在学校疫情防控工作领导小组的统一领导下,学校档案馆负责档案工作的统筹安排,组织协调各相关单位档案的收集、整理、保管、移交等工作;各单位明确一名主管领导负责本单位档案工作,并指定专人负责各类档案的收集、整理、保管和移交工作,形成学校统一部署、部门领导分管、专人具体负责的档案工作组织管理体系。

  三、主动服务

  学校档案馆主动为疫情防控中的档案工作提供保障,为各级领导和各部门做好防控工作提供便捷、高效的档案利用服务,为各部门的档案工作提供指导和服务。

  档案移交后,档案馆将进一步整理,形成专项档案,为学校积累应对公共卫生事件的宝贵信息资源。

  四、确保质量

  各单位在防控疫情期间,应认真细致做到档案相关工作,确保各项档案全面收集、及时归档、规范整理、按时移交。

  (一)全面归档

  档案包括学校在新型冠状病毒肺炎疫情防控中形成的文书档案、声像档案、电子档案、实物档案等各种门类和载体的档案资料。

  (二)及时归档

  各单位在疫情防控工作中直接形成并办理完毕的文件应及时保存,并按照规定向学校档案馆归档。各类归档文件应为原件;文件做到字迹清晰,符合归档要求。各单位(工作小组)在防控工作结束一个月内及时向学校档案馆移交各门类档案。移交时应认真清点核对,履行交接手续。未能完成档案移交的相关工作组或单位负责人不得撤离工作岗位。

  (三)规范整理

  各部门整理疫情防控档案时,应遵循文件形成规律,保持文件有机联系,区分不同价值,科学分类编目,便于保管和利用。

  (四)安全保管

  各单位指定专人保管疫情防控档案,涉密档案严格按照学校保密相关规定执行。档案移交进馆后,档案馆将严格借阅程序,确保档案实体和信息绝对安全。

  对外经济贸易大学档案馆

  2020年2月12日