（1993年11月16日国家教发布，自1994年1月1日起执行）
1 .引言
1.1 为了加强高等学校档案部门的业务建设，做到门类齐全，结构合理。管理科学，有效服务，必须实行目标管理，使档案工作各个环节规范化。提高管理水平，更有效地保护及利用档案，为学校和社会服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规和规章制度制定本规范。
1.2 本规范为评估学校档案工作的重要依据之一。
1.3 本规范适用于高等学校档案部门。中等职业技术学校可参照执行。
2 .高等学校档案工作的基本原则
2.1 高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料、均属高等学校档案。
2.2 高等学校档案工作是办好学校的重要基础之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，档案工作是学校评估的重要内容之一。
2.3 高等学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
2.4 高等学校应严格实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
2.5 高等学校应有一位领导分管档案工作，各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案，并确定适当的专（兼）职档案干部具体承办。
2.6 高等学校要把档案工作列入学校计划，在人员、经费、库房、设备和各方面给予保证。
2.7 高等学校档案工作要努力从经验管理转向科学管理，逐步采用先进技术，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。
3. 高等学校档案部门的任务
3.1 贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作。
3.2 制定本校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。
3.3 负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料。
3.4 开展档案的开放和利用工作。
3.5 参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。
3.6 参加档案工作协作，学术研究和交流活动。
3.7 培训全校专（兼）职档案工作人员。
3.8 开展档案宣传工作和利用者教育活动。
3.9 完成学校领导交办的其他任务。
4 .高等学校档案部门的制度建设
4.1 综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则、规定。
4.2 立卷归档制度，包括校内各部门立卷要求，各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档方法。
4.3 档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。
4.4 档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。
4.5 档案的统计制度，包括统计时间、项目、内容、办法。
4.6 开放档案的利用制度，包括确定档案开放与控制使用的具体范围和开放档案的管理办法等。
4.7 未开放档案的利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。
4.8 档案的鉴定制度，包括鉴定范围、组织、办法、程序、手续等。
4.9 档案部门及下属科室负责人、全体人员的岗位责任制度，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。
5 .高等学校档案干部素质要求
5.1 高等学校档案部门应配备政治上可靠、具有高中以上（大部分为大专以上）文化水平和一定专业知识、年龄结构合理、数量足够的档案干部。
5.2 高等学校档案干部要努力学习马克思列宁主义、毛泽东思想、坚持四项基本原则，执行党和国家方针政策，公正廉洁、严守党和国家机密。
5.3 高等学校档案干部要热爱档案专业，忠于职守。埋头苦干，全心全意为人民服务。
5.4 高等学校档案干部要认真学习档案知识，管理科学知识，还要学习自然科学、社会科学方面的知识，刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行。
5.5 各级领导应为档案干部提高政治、业务素质和经济待遇创造条件，关心他们的思想、工作、生活。档案干部应相对稳定，一般不要轻易调离档案部门。
6 .档案的收集
6.1 收集范围
6.1.1.1 《高等学校档案实体分类法》规定应归的档案：党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等十大类文件材料；
6.1.1.2 反映学校工作和活动的有保存价值的声像载体材料；
6.1.1.3 征集国外与学校有关的各种具有保存价值的其他材料；
6.1.1.4 校内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可按征集、代管捐赠的方式处理。
6.1.2 建国前学校的各类档案。
6.1.3 并入学校的单位的档案。
6.1.4 上级决定由本馆（室）保管的撤销单位的档案。
6.2 立卷归档工作
6.2.1 部门、课题组立卷归档是高校档案工作的基本制度和基础，各部门必须分工明确，协同配合。
6.2.2 学校分管某个方面工作的校领导、各部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应的范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好工作。
6.2.3 全校性、综合性的由党委办公室、校长办公室负责立卷归档。其余按职能部门分工负责相应门类的立卷归档。
6.2.4 立卷归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口，其他部门可向它们集中或靠扰。
6.3 案卷的质量要求
6.3.1 各门类档案的质量要求，总的是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。
6.3.2 卷内文件材料必须准确反映高等学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。
6.3.3 管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
6.3.5 在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系情况下，同一内容的卷内文件要按永久、长期、短期先后排列。
6.3.5.1 确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：
凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；
凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管；
凡在较短时期内对学校工作有查考价值 的，列为短期保管。
6.3.5.2 对上级发来的文电、除少数直接针对本校，并要执行的重要文件，应永久保管外，其余多数为长期、短期保管。
6.3.6 卷内文件要求文字材料在前、图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。
6.3.7 立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时，可采用硬卷皮或单份装订，一般不超过200页；当问题单一，文件较少，又不便一起归类时，可立薄卷。
6.3.8 卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上角加盖有单位名称、档案件号的戳记，并逐项填写。
6.3.9 每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改和简化 ，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[ ]。没有责任者、年、月、日的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参考号。
6.3.10 卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上，检查人应是立卷单位负责人。
6.3.11 案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。
6.3.12 要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制件与原件放在一起。装订用三孔一线，不装订的案卷，应按标准用细线逐件装订。