电子文件归档与管理规范

GB/T18894—2002

 

1、范围

　  本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。

　　本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。

2、规范性引用文件

　　下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

　　DA/T18　档案著录规则

　　DA/T22　归档文件整理规则

3、术语和定义

　　下列术语和定义适用于本标准。

3.1电子文件　electronic records

　　指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

3.2归档电子文件　archival electronic records

　　指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1）

3.3背景信息　context

　　指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

3.4元数据　metadata

　　指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

3.5逻辑归档　logical filing

　　指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。

3.6物理归档　physical filing

　　指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

3.7真实性　authenticity

　　指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

3.8完整性　integrity

　　指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。

3.9有效性　utility

　　指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

3.10捕获　capture

　　指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。

3.11迁移　migration

　　指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。

4、总则

4.1　电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。

4.2　应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

4.3　应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。

4.4　归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

4.5　具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。

4.6　应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

5、电子文件的真实性、完整性和有效性保证

5.1　应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。

5.1.1　登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）。

5.1.2　登记处理过程中的各类操作者（打字者、发文者、收文者、存储管理者等）。

5.1.3　登记处理过程中产生的责任凭证信息（指示、签名、印章、代码等）。

5.1.4　登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。

5.2　应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。

5.2.1　建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。

5.2.2　设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。

5.2.3　对电子文件采用防错漏和防调换的标记。

5.2.4　对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。

5.3　应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

5.4　应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

5.5　电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。

6、电子文件的收集与积累

6.1　收集积累要求

6.1.1　记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。

6.1.2　当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。

6.1.3　对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

6.1.4　对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

6.1.5　对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。

6.1.6　对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

6.1.7　对用视频或多媒体设备获得的文件以及超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。

6.1.8　对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。

6.1.9　对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

6.1.10　计算机系统运行和信息处理过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

6.1.11　对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

6.1.12　定期制作电子文件的备份。

6.2　电子文件的登记

6.2.1　每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记。

6.2.2　电子文件登记表应与电子文件同时保存。

6.2.3　电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

6.2.4　电子文件稿本代码：M－草稿性电子文件；Ｕ—非正式电子文件；Ｆ—正式电子文件。

6.2.5　电子文件类别代码：T－文本文件；I－图像文件；G－图形文件；V－影像文件；A－声音文件；O－超媒体链结文件；P－程序文件；D－数据文件。

7、电子文件的归档

7.1　归档要求

　　文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

7.2　鉴定

7.2.1　电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

7.2.2　归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

7.2.3　电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

7.2.4　电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

7.3　归档时间

　　逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

7.4　检测

　　在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

7.5　归档

　　电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。

7.5.1　逻辑归档

　　将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。

7.5.2　物理归档

7.5.2.1　凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。

7.5.2.2　把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。

7.5.2.3　本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档文件长期保存的载体。

7.5.2.4　存储电子文件的载体或装具上应帖有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。

7.5.2.5　特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。

7.5.2.6　将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档文件登记表》。归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件登记表》首页，以件为单位填写续页。

7.5.2.7　需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。

7.5.2.8　归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档电子文件的载体保存至少1年。

8、归档电子文件的整理

8.1　归档电子文件的整理按DA/T22规定的要求进行。

8.2　归档电子文件以件为单位整理。

8.3　同一全宗内的电子文件按照年度－保管期限－机构（问题）或保管期限－年度－机构（问题）等分类方案进行分类。

8.4　按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。

8.5　电子文件的著录应参加DA/T18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识（参照第5章中列举的责任者、操作者、背景信息、元数据等）。

8.6　将著录结果制成机读目录和纸质目录。

9、归档电子文件的移交、接收与保管

9.1　移交、接收与保管要求

　　对归档电子文件、应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。

9.2　移交、接收检验

9.2.1　文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。

9.2.2　检验项目如下：

　　－载体有无划痕，是否清洁；

　　－有无病毒；

　　－核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；

　　－核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

　　－对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

　　检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》的相应栏目。

9.2.3　档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。

9.3　移交手续

　　档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》的填写、签字、盖章环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。

9.4　保管要求

　　归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还符合下列条件：

　　a)归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。

　　b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

　　c)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。

　　d)环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35%～45%。

归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。

9.5　有效性保证

9.5.1　归档电子文件在形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后可对擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

9.5.2　对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。

9.5.3　对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。

9.5.4　档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。

9.6　迁移

　　随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》。

9.7　利用

9.7.1　归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。

9.7.2　利用时应使用拷贝件。

9.7.3　利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。

9.7.4　利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

9.8　归档电子文件的鉴定销毁

9.8.1　归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。

9.8.2　属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

9.9　统计
　　档案保管部门应及时按年度对电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。