各处级单位并全体教职员工：
2011年我校将迎来60周年，在近60年的历史进程中我校形成了大量宝贵的档案。为加强学校的档案工作，学校于2009年8月成立了档案馆/校史馆。为丰富馆藏，筹建校史馆，经研究，学校决定以迎接60年校庆为契机，由档案馆/校史馆向各院（部）、党政机关、直属单位以及全校师生员工个人收集、征集实物、声像等档案材料。请各单位高度重视，指定专人负责，将长期以来未及时归档的史料，特别是相关的实物和声像档案集中清理归档。具体通知如下：
一、 收集、征集范围
1、中央、部、委、市领导来我校视察、指导工作的照片、录音、录像、讲话稿等。
2、由学校主持召开的全国性、国际性的各种学术会议的照片、录音、录像和签名册等实物。
3、重要外事活动的照片、录音、录像和礼品等实物。
4、学校历届领导、博士生导师、著名教授等我校名人的照片、录音、录像及有保存价值和纪念意义的实物，含各种有价值的学术笔记、手稿、任命书、来往书信、题词等。
5、学校组织参加国家重大活动的照片、录音、录像及有保存价值和纪念意义的实物。
6、兄弟单位、国际友人、校友赠送的珍贵礼物。
7、教师个人在教学、科研等方面获得的国家级、部、市级以上的各种奖状、奖品、证书的照片、录音、录像。
8、历届获得市级以上各级各类奖励的学生的获奖证书复印件、有一定影响的优秀学生的突出事例、论文答辩的史料；
9、历届开学典礼、毕业典礼、历届毕业生合影等照片、录音、录像。
10、学校历史上形成的有保存价值的史料及物品。
11、各单位的旧牌匾。
二、收集、征集办法
1、请各处级单位务必于2010年4月30日前对本单位以往保留的实物和声像档案做一次彻底清查、整理、登记和提交，档案馆随时接收。
2、对史料较多的重点单位可联系档案馆派人参与整理、登记。
3、各单位调整工作岗位的各级领导和业务主管在离岗前须将本人经手的重要档案资料、实物整理归档，档案馆随时接收。
4、诚挚欢迎教职员工向学校捐赠个人留存的有价值的史料、实物。档案馆随时接收教师员工个人送交、捐赠实物和声像档案，并对有价值的捐赠颁发证书。
5、各单位有使用价值的实物档案可由接收单位留存使用，但必须将物品清单报送档案馆备案。
6、校档案馆对收集、征集到的实物和声像档案，将进行分类、整理、登记并妥善保管，并根据收集、征集情况对各单位的档案清理、登记、送交工作予以审查、评比和奖励。
7、需要档案馆帮助鉴定的单位及个人，可随时与档案馆联系。
8、各单位及个人送交实物档案时应附上文字说明，注明送交时间、送交单位和实物名称、材质、规格、产生时间、制作单位等。
9、学校档案馆联系人：程静宜，电话：010-64492110/ 010-64493053；传真：010-64492111 ；E-mail： dangan@uibe.edu.cn
对外经济贸易大学
二零零九年十二月二十四日