学校各防控工作组、各二级单位：
学校新型冠状病毒感染疫情防控档案是全校师生不畏艰难抗击疫情的历史见证，具有重要的存凭留史、资政育人的作用。2022年11月15日校园内突发疫情，学校党委坚决扛起主体责任，带领全校师生共克时艰。为全面记录和永久保存学校抗击疫情的真实历程和生动场景，及时、完整的留存学校的抗疫记忆，根据国家档案局《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》（档函[2020]10号）和中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强重特大事件档案工作的通知》精神要求，推进档案工作与重特大事件相关各项工作同部署、同推进、同落实，结合学校实际，档案馆已于2022年11月23日对疫情防控档案资料收集工作进行了预通知，现就相关档案资料归档工作通知如下：
一、全面收集
学校新型冠状病毒感染疫情防控档案指学校在防控新型冠状病毒感染期间产生的各种具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同载体和形式的历史记录。学校在疫情防控期间形成了各种类型的不同资料，特别是大量的电子文件、图片和数据等，请各单位、各防控工作组不仅要加强纸质档案资料的收集，更要加强对在学校网站、OA系统、微信和QQ工作群、腾讯会议等形成的宣传资料、通知公告、文件资料、每日打卡、网课、学生云班会、党课及线上文娱活动等产生的文字、图表、图片、音频、视频等电子文件的归档。
请各单位、各防控工作组根据附件中《对外经济贸易大学新型冠状病毒疫情防控专项档案归档范围》（包括但不限于），对文书、实物、声像、电子文件等档案资料做到应收尽收、应归尽归，确保各类档案资料收集齐全完整。同时欢迎个人向档案馆捐赠相关疫情防控档案资料。收集归档材料要内容真实，文字图表、视频清晰，突出原始性。
二、整理规范
请各单位、防控工作组确保各类档案资料整理规范有序，按照类型，以件为单位，进行分类、整理，并编制目录，标明题名、归档部门、形成时间、材质、数量等基本信息。电子版照片以JPEG或TIFF格式归档，分辨率在300DPI以上，像素不低于1800×1200，不得使用PS方法对内容进行删减和增添，声像档案（照片、音频、视频）均需附简要文字说明，描述时间、地点、人物、事件等信息。
学校档案馆将在档案管理系统中增加疫情防控档案专项库表，各单位、各防控工作组可以根据模块化分类按时将电子档案及数字化后的纸质档案信息录入到系统中，便于档案资料的管理及方便快捷的查询利用。
三、依法移交
根据《中华人民共和国档案法》《北京市实施 <中华人民共和国档案法> 办法》以及《对外经济贸易大学档案管理办法》， 请学校各单位、各防控工作组及时整理新型冠状病毒感染疫情防控档案资料，于 2023年3月31日前将档案资料移交学校档案馆，材料移交时需签字盖章手续完备。纸质档案资料移交到档案馆档案业务科（科研楼配楼312），同时电子档案材料及目录请打包以“单位名称+疫情防控档案”命名，发送至邮箱dag@uibe.edu.cn，如电子档案资料存储量太大不便于邮箱发送，可通过移动硬盘拷贝随同纸质档案材料一起移交至档案业务科办公室。
四、工作要求
各单位、各疫情防控工作组在“校园共同体”的大局意识下为抗疫工作了做出了重要贡献，请您按照相关要求将档案资料收集、整理以及移交纳入职责范围，疫情防控工作中的过程性资料及终结性资料均需归档，请各疫情防控组指定专人及各单位档案员负责将档案资料应收尽收、应归尽归，并将档案资料收集齐全完整、整理规范有序、移交手续完备后在规定时间内移交。档案馆将积极主动为各单位提供归档指导服务。各单位在归档工作中遇到任何问题，请您及时与档案馆工作人员联系。
非常感谢大家对学校疫情防控档案资料收集工作的支持！
联系人：刘老师 64492111，15811385569（微信同号）
邮箱：dag@uibe.edu.cn
附件：对外经济贸易大学新型冠状病疫情防控专项档案归档范围.doc
档 案 馆
2023年1月11日