建设优质档案资源 提供高效档案服务
档案信息化建设成果显著
作者： 档案馆
来源： 档案馆
发布日期：2015-01-09
2014年12月23日下午，教育部信息中心网络信息处副处长刘义、北京市教委王薇以及兄弟院校档案馆领导及我校信息处领导等十几位专家齐聚我校科研配楼五层，共同见证我校档案馆近两年的档案信息化建设成果。在档案馆/校史馆馆长曹亚红汇报近两年档案馆信息化建设成果之后，在场专家一致对信息化建设成果给予高度评价，并对今后档案信息化建设方向进行了讨论。
档案馆于2013年和2014年分别获得中央高校改善基本办学条件的专项项目，旨在通过两期档案信息化建设逐步完成民生档案数字化资源建设，搭建档案业务管理平台。目前两期项目已如期完成，信息化成果正式投入使用一年有余，上线以来受到了使用者和管理者的高度好评。
档案信息化历程
我馆档案信息化建设是一个由理论到实践，由宏观到具体，由普遍到个性化的建设过程。
1. 2012年6月，在调研多个兄弟院校信息化建设基础上，完成了《对外经济贸易大学档案信息化框架研究与前期建设》，从理论上为档案信息化建设提供依据，并指导整个信息化建设方向。同年7月，完成档案信息化一期项目申报并顺利获批。
2. 2013年，档案信息化一期项目正式实施，作为档案信息化的初步工程，此次项目旨在搭建综合档案管理平台，完成综合档案系统和学籍档案翻译系统的建设，同时完成使用率最高的档案——本科学生学籍档案的数字化资源建设。2014年1月1日，综合档案与学籍翻译系统正式投入使用。
3. 2014年，档案信息化二期项目如期实施，作为档案信息化的升级工程，此次项目旨针对一期项目的综合档案系统进行深度、个性化开发，一并搭建档案前台发布系统，同时继续完成民生档案——研究生学籍档案和学校基建档案的数字化资源建设。截止目前，此次数字化资源建设任务已经完成，档案深度开发任务也已接近尾声。
信息化建设效益
随着网络技术、数据库及多媒体技术的日渐成熟和广泛应用，世界各国的档案管理正朝着数字化、网络化的方向发展。特别是高校办公自动化和数字化校园建设的深入发展，对档案工作提出了更高的要求。高校档案管理必须采用现代信息技术，提高档案管理和利用的水平，加快档案信息化建设，这是当今高校档案管理工作的改革发展必然趋势。档案馆两次实施项目已带来不容小觑的经济效益和社会效益。
经济效益
1、两次项目已完成建校至今所有本科生、研究生学籍和基建图纸档案的数字化加工，实现此部分利用率较高档案的电子浏览，减少对实体档案的翻阅，进而有效的保护了纸质档案，减少了保护费用。
2、两次项目的实施已大大减少人工工作量，提高工作效率和服务水平，增强档案的利用率。
社会效益
1、两项目是学校档案信息化建设的重要内容，是档案信息化的基础工程、经验工程，是校园信息化的重要组成部分。
2、两次项目将改变传统的学生学籍档案的管理和学生学籍档案的使用，使得管理和使用更加的准确和便捷，是学校“人才培养”和“服务社会”功能的重要体现。
3、两次项目的实施保护了学校的核心无形资产——档案资源。
两次信息化项目的实施，完成了重要民生档案数字化资源建设，搭建了综合档案管理系统和学生成绩翻译系统，为今后档案信息化建设奠定坚实基础，同时为学校整体信息化建设贡献了一份力量，更好的为学校教学、科研、国际化人才培养工作提供高效服务。
