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对外经济贸易大学档案管理办法

作者:档案馆  来源:档案馆  发布日期:2015-03-13

对外经济贸易大学文件

 

外经贸学档案字[2009]251

徐子健   签发

 


对外经济贸易大学档案管理办法

第一章     

第一条  为加强学校的档案工作,依据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》、《高等学校档案管理办法》(简称27号令)和《教育部文书立卷、归档和档案利用办法》等法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条  本办法所称的档案指学校在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。

第三条  档案工作是办好学校的重要基础性工作之一,是衡量学校管理工作的重要尺度,是维护学校历史真实面貌的重要事业。学校各级单位应重视档案工作,加强档案意识,发挥档案服务教学、科研和育人的作用。

第四条  学校将档案工作纳入学校的总体规划,在机构设置、人员编制、经费预算、库房建设等各方面对档案工作给予必要的支持和保证。

 

第二章  领导体制、机构设置及职责

第五条  学校档案工作由校长领导,一位校领导分管,校长和分管校领导的其主要职责是:

1、贯彻国家关于档案管理的法律法规和方针政策,统一规划和领导学校的档案工作。

2、保证档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案工作与学校其他工作同步发展;

3、批准学校档案工作规章制度,落实档案工作机构设置、人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备和经费。

4、统筹学校档案工作的业务培训,研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第六条  学校档案馆是学校档案工作的职能管理机构,其职责是:

1、宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划全校档案工作;

2、建立和健全学校档案工作规章制度,负责对全校各部门档案工作进行指导、监督、检查和业务培训;

3、负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料;

4、编制检索工具,编研档案史料,积极开发档案信息资源;

5、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

6、开展档案的开放和利用工作;

7、建立和健全档案工作网络,负责全校专(兼)职档案人员的业务培训;

8、开展档案宣传工作和利用者教育活动;

9、开展档案学术研究和交流活动;

10、完成学校领导交办的有关任务。

第七条  根据实际需要,我校分别在学校人事处、财务处和学生处设立教职工人事档案室、财务档案室和学生档案室。各档案室在业务上接受档案馆指导,行政上受主管部门领导,其职责是:

1、建立和健全分室档案的保管、利用等规章制度;

2、对所属部门文件资料的形成、积累、整理、立卷等工作进行指导,监督、检查执行情况;

3、负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管与本档案室有关的档案及资料;

4、开展档案室的开放和利用工作,编制多种检索工具,建立利用效果记录和借阅档案统计制度;

5、定期检查档案的保管状况,对破损或变质的档案及时修补和复制;

6、每年3月底前向学校档案馆移交本档案室上一年度的案卷目录。

第八条  各处级单位须确定一名专(兼)职档案员,负责本部门文件、资料的收集、整理、立卷和移交工作。专(兼)职档案员原则上由各处级单位办公室主任担任,并上报档案馆备案。各处级单位专(兼)职档案员的具体职责是:

1、积极参加档案业务培训,学习专业技能,提高档案工作水平;

2、遵守《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定,保证文件材料的安全和保密;

3、接受学校档案馆的业务指导和监督检查,保证本部门档案归档的齐全完整;

4、负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作。每年430日前将上一年度的归档文件材料向学校档案馆移交,并办理交接手续;

5、在调离工作岗位前,做好本部门的档案移交工作。

第九条  学校为档案馆和各档案室配备专职档案工作人员。专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

 

第三章 档案的管理

第十条  本校各职能部门或个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的、对学校和社会有保存价值的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向档案部门移交,集中管理,任何部门和个人都不得据为己有或者拒绝归档。各级领导、业务主管职务活动中形成的应当归档的文件、材料应及时归档;在调离工作岗位或退休前,须做好业务档案的清理和移交工作。

对于个人在非职务活动中形成的对学校和社会有保存价值的文件材料,档案部门可通过征集、代管等形式进行管理。

第十一条  各门类档案归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)等各种载体形式。

第十二条  学校实行档案形成部门立卷归档制度。各部门专(兼)职档案员按照归档要求,及时收集、整理、组卷、编制件号、统计页数、填写卷内目录,上传电子文件,检查合格后向学校档案馆移交。

第十三条  各门类档案须按学校档案部门规定的时限移交归档。对于学校的重大活动,档案馆要提前介入,主办单位应积极配合,保证重要档案的及时归档。

第十四条  移交归档的档案应符合相关的规范和标准。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。

第十五条  档案馆对归档资料进行整理、分类、鉴定和编号。

第十六条  学校各档案库房须设专人负责,档案库房管理人员要按档案库房管理的“八防”要求定期检查库房,消除安全隐患,遇有特殊情况,及时向主管领导报告并采取相关措施。

第十七条  学校档案馆和各档案室负责档案的安全管理,防止档案破损、退色、霉变和散失。对已破损或变质的档案,要及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第十八条  学校档案馆按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。

第十九条  学校档案馆(各档案室)对保管期已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案,在征得有关部门同意后,编制档案销毁清册,报主管校长批准后,方可销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十条  销毁档案时,必须有两人监销,并在销毁清册上签字。

第二十一条  学校档案馆负责档案统计年报工作,按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章  档案经费、设备和库房

第二十二条  学校档案馆工作经费单独立项,列入学校预算,保障档案工作发展需求。各职能部门(档案室)保存本部门归档文件所需的档案装具等设备,在本部门经费中列支。

第二十三条  学校遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则,为学校档案馆及相关单位的档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。为涉密档案存放设专门库房;为声像、电子等特殊载体档案的存放,配置恒温、恒湿、防火、防渍、防虫等必要设施。对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

第二十四条  学校设立档案信息化建设的专项经费,为档案机构配备档案现代化、信息化所需的设备,加快数字档案建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

 

第五章  档案的开放和利用

第二十五条  学校档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况的之一者,不对外公布:

1、涉及国家秘密的;

2、涉及专利或者技术秘密的;

3、涉及个人隐私的;

4、档案形成单位规定限制利用的。

第二十六条  学校档案馆设立专门的阅览室,编制必要的检索工具,提供档案目录、计算机查询等服务,为利用档案创造便利条件。

第二十七条  凡持有合法证明的单位或者个人,在说明利用档案目的和范围并履行相关登记手续后,可查阅利用属于开放范围的档案,并可以摘录和复制。

国外组织和个人利用学校已开放的档案,按国家有关规定办理相关手续。

第二十八条  借阅、摘录、复制未开放的档案,须经学校档案馆馆长批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或本人同意,必要时请主管校长审查批准。需要利用涉密档案时,应当经学校保密工作部门批准。

第二十九条  学校档案馆提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,须经档案馆馆长批准。

第三十条  对于借出的档案,当事人须妥善保管,档案部门要定期催还。发现损坏或丢失,当事人应写出书面报告,根据不同情况,严格按规定处理。

第三十一条  学校档案馆是我校出具档案证明的唯一机构。

档案证明用于公益目的的,不收取费用;用于个人或者商业目的的,按照有关规定合理收取费用。

加盖档案馆公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第三十二条  档案馆应积极开展档案编研工作,出版档案史料。

第三十三条  档案馆采用多种形式开展档案宣传、教育和培训工作。

第六章  奖励与处罚

第三十四条  学校档案馆负责建立档案工作检查、考核和评估制度,并对档案形成部门及专(兼)职档案员的工作进行检查、评估。

第三十五条  学校对在档案工作中做出突出贡献的单位和个人,给予表彰与奖励。

第三十六条  档案管理部门定期对档案工作进行检查,有下列行为之一的,视情节轻重的,限期改正或报主管校领导批准,对直接责任人员或主管责任人员给予行政处分;造成损失的,责令赔偿;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任:

1、将职务活动中形成的应当归档的文件、材料据为己有,拒绝交档案部门或专(兼)职档案员归档的;

2、玩忽职守,造成档案损毁、丢失或者擅自销毁档案的;

3、违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

4、涂改、伪造档案的;

5、擅自出卖、赠送、交换档案的;

6、其他违反档案法律法规的行为。

第七章   

第三十七条  学校档案馆根据此办法制定相关的管理制度和实施细则。

第三十八条  本办法由学校档案馆负责解释。

第三十九条  本办法自公布之日起施行。

 

对外经济贸易大学  

   二零零九年十二月二十三日