各部门：
为做好档案工作，确保学校各项档案收集齐全，请各部门根据《高等学校档案管理办法》和《对外经济贸易大学档案管理办法》规定，及时收集上一年度特别是防疫期间的档案资料，现就相关事宜通知如下：
1．档案工作已纳入学校年度事业考核方案，请各单位领导和档案员高度重视，按时保质完成本单位归档工作。
2．档案形成单位归档是档案工作的基本原则和《机关档案管理规定》的要求。档案馆拟定了《各部门档案归档范围和保管期限（征求意见稿）》（附件1）和《疫情防控专项档案归档范围》（附件2），请各部门和疫情防控工作组认真对照以上材料进行收集整理。若有遗漏或不属于本部门归档范围的内容请及时告知，以便进一步修改完善。
3．按照《对外经济贸易大学档案管理办法》规定，各部门应在每年4月30日前完成上一年度档案的收集工作。为了高效完成归档工作，档案馆采取分批预约归档方式。请各单位在规定日期与档案馆联系预约归档事宜，如遇特殊情况也可与我馆联系，更改预约时间。现将各部门具体归档时间拟定如下：
4.请各单位档案员收集整理本单位档案材料，包括文书（注意包含本部门合同、协议）、声像、实物、电子档案等，并完成编写页码、档案系统录入、上传电子文件等工作（参见附件3）。届时档案馆将对各单位归档时间、完成情况进行统计评比。
5．档案馆积极提供业务培训、上门指导、在线咨询等服务，帮助解决归档过程中遇到的各种问题，各单位如有相关需求请及时与我馆联系。如有新任档案员也请及时与档案馆联系备案。
联系人：侯英杰
电话：6449 4497
档 案 馆
2021年3月11日